Zo gaan wij om met onbetaalde facturen
Wij doen ons uiterste best om jouw diensten beschikbaar te houden. Daar hoort een heldere afspraak over betalen bij. Op deze pagina lees je precies wat er gebeurt vanaf het moment dat een factuur wordt aangemaakt tot het moment dat een dienst wordt opgeschort of beëindigd.
Lukt het een keer niet om op tijd te betalen? Mail ons dan vóórdat de vervaldatum verstrijkt via administratie@pcpatrol.nl. Als je ons op tijd laat weten wat er speelt, kijken we bijna altijd mee naar een oplossing, bijvoorbeeld een betalingsregeling. Vragen over facturen en betalingen behandelen we uitsluitend per e-mail, zodat alles schriftelijk is vastgelegd.
Facturatie en betalingstermijn
Onze facturatie loopt volledig automatisch via ons klantsysteem.
Je factuur wordt 14 dagen vóór de vervaldatum automatisch aangemaakt en gemaild.
De betalingstermijn is 14 dagen na factuurdatum.
De factuur gaat naar het administratieve e-mailadres dat bij ons bekend is. Is dat niet ingesteld, dan gaat de factuur naar het primaire e-mailadres van je account.
Al je facturen — open én betaald — vind je terug in je klantenpaneel.
Betaal je met automatische incasso (SEPA via Mollie), dan bieden we de factuur rond de vervaldatum automatisch ter incasso aan. Mislukt de incasso, bijvoorbeeld door onvoldoende saldo of een storno, dan krijg je daar altijd bericht van en blijft de factuur openstaan.
Herinneringen: het stappenplan
Zodra een factuur openstaat, stuurt ons systeem automatisch berichten. Elke stap is een e-mail naar het administratieve e-mailadres van je account.
Moment | Wat er gebeurt |
|---|---|
3 dagen vóór vervaldatum | Vriendelijke vooraankondiging: je factuur verloopt binnenkort |
Vervaldatum | Laatste dag om zonder gevolgen te betalen |
1 dag na vervaldatum | Eerste betalingsherinnering |
7 dagen na vervaldatum | Tweede herinnering, nu als aanmaning |
14 dagen na vervaldatum | Laatste aanmaning, met aankondiging van de opschortingsdatum |
15 dagen na vervaldatum | Je dienst wordt opgeschort |
30 dagen na vervaldatum | Je dienst wordt definitief beëindigd |
Wij versturen deze berichten per e-mail. Controleer dus of het e-mailadres in je account actueel is en of onze berichten niet in je spamfilter belanden. Welke afzenderadressen wij gebruiken lees je in Van welk e-mailadres zijn onze berichten afkomstig.
Opschorting van je dienst
Staat een factuur 15 dagen na de vervaldatum nog open, dan wordt de bijbehorende dienst automatisch opgeschort.
Wat opschorting betekent:
Je website, e-mail of server is niet langer bereikbaar; bezoekers zien een opschortingspagina.
Je gegevens blijven bewaard. Er wordt niets verwijderd.
Inloggen op je klantenpaneel blijft mogelijk, zodat je de factuur alsnog kunt betalen.
Zodra de betaling binnen is, wordt de dienst automatisch weer geactiveerd. Dat gebeurt meestal binnen enkele minuten.
Bij een opgeschorte dienst kunnen wij geen automatische incasso meer aanbieden. Betalen doe je dan zelf via het klantenpaneel (iDEAL of creditcard) of met een handmatige overboeking onder vermelding van het factuurnummer.
Beëindiging van de dienst
Blijft de factuur ook na opschorting openstaan, dan wordt de dienst 30 dagen na de vervaldatum definitief beëindigd.
Wat dat betekent:
De dienst wordt verwijderd, inclusief de data die erbij hoort: bestanden, databases en e-mail.
Deze stap is niet terug te draaien. Ook wij kunnen de gegevens daarna niet meer terughalen.
Domeinnamen volgen hun eigen procedure en verlooptermijn bij de registry; die staat los van de hosting.
Openstaande facturen blijven verschuldigd. Het beëindigen van een dienst is géén opzegging van je overeenkomst en geen kwijtschelding van de vordering.
Wil je een dienst niet meer? Zeg hem dan zelf op via je klantenpaneel, vóór de verlengingsdatum. Zo voorkom je een nieuwe factuur. Laat een dienst niet "vanzelf" aflopen door niet te betalen: dan loopt het bovenstaande traject door en blijft de factuur openstaan.
Overdracht aan een incassobureau
Is de vordering na de laatste aanmaning nog niet betaald en heb je ook geen contact met ons opgenomen, dan dragen wij de vordering over aan een incassobureau. Vanaf dat moment:
komen de wettelijke rente en de incassokosten voor jouw rekening;
verlengen wij geen betaalde diensten meer en beëindigen wij gratis diensten per direct;
kunnen wij geen nieuwe diensten aan je leveren;
verloopt alle communicatie over de openstaande vordering via het incassobureau.
Ben je particulier? Dan sturen we vóór een eventuele overdracht altijd eerst een kosteloze aanmaning met een betalingstermijn van veertien dagen, zoals de wet voorschrijft. Pas daarna kunnen incassokosten in rekening worden gebracht.
Voorkomen is beter
Zet automatische incasso aan. Dan hoef je nergens meer aan te denken.
Houd je administratieve e-mailadres actueel in je klantenpaneel.
Kom je in de knel? Mail administratie@pcpatrol.nl vóór de vervaldatum. Een betalingsregeling is bijna altijd te bespreken; een opschorting achteraf terugdraaien is lastiger.
Vragen over een specifieke factuur? Mail het factuurnummer naar administratie@pcpatrol.nl en we kijken er direct naar.